La oficina, un espacio donde lo único que impera es el trabajo al servicio de una empresa o institución.
Esto tradicionalmente es lo que encontramos diariamente al salir de nuestra casa hacia nuestros empleos, es un lugar donde podemos convivir con nuestros compañeros y poder laborar de manera tranquila, es nuestra rutina cotidiana.
Pero no sólo es en tales sitios donde vemos este ambiente, en nuestros hogares, podemos disponer de un espacio para construir nuestra propia oficina y tener justamente ahí nuestro espacio privado para poder continuar nuestras labores.
Por esta y muchas mas razones debemos tener el material de oficina adecuado para poder cumplir con nuestro trabajo.
Hoy en día, existe la opción del trabajo a distancia, sea desde casa o en otra parte. Las oficinas son parte de este escenario, sin embargo, eso no significa que la maquinaria se detenga.
Ahora los trabajos que se requieren que se hagan en oficinas se están realizando en casa, permitiendo así más tiempo y cercanía con la familia y amigos, al tiempo que se cumplen con los deberes laborales.
Y no solo es el trabajador promedio quien puede tener acceso fácil al trabajo en casa, desde hace mucho, el trabajo en casa se ha convertido en un medio muy lucrativo para quienes hacen su propia empresa. Sea cual sea el ritmo, el trabajo fluye.
En una oficina se requieren de ciertas herramientas para poder ofrecer un servicio de calidad, a la vez que se puede realizar el trabajo de una forma particular por si deseas impresionar a tu jefe y ganarte un ascenso.
Estas herramientas te las estaremos comentando a lo largo de este artículo. Entonces, vamos a comenzar.
En sí, una oficina es un área de trabajo, en donde el empleado cumple con una agenda diaria a fin de garantizar de que todo fluya y no hayan retrasos e inconvenientes en el desarrollo del mismo.
En ella, el hombre o la mujer cuenta con un cubículo personal, también existen espacios privados, aislados entre sí para ser más propio.
Como te podrás imaginar, las oficinas dependen un 50% de su personal, mientras que el otro 50% cuentan con los artículos necesarios para que todo marche de maravillas.
La falta de uno de estos factores puede afectar en ciertas medidas el trabajo y poner en riesgo la puntualidad de la que es requerida, por eso, una oficina siempre debe estar abastecida de insumos siempre.
Debe contar con un almacén o depósito propio y llevar un control del inventario para poder garantizar la eficiencia en el lugar.
Es aquí donde entran los artículos de oficina, sin ellos no podremos realizar nuestro trabajo de forma eficaz, además quedamos como despistados al no contar con ciertos insumos para trabajar.
Por eso aquí en el manual del internet te ayudaremos con esta lista de materiales de oficina que debes tener:
Para comenzar, debemos amoblar bien el espacio que estamos tomando para trabajar. Un buen escritorio es lo primero que vamos a necesitar ¿Por qué?- Sencillo, en el vamos a organizar todo lo que vamos a usar para sacar adelante nuestra labor.
Existen distintos tipos de escritorios, sencillos, amplios, dimensionados y demás.
Pero los mejores son aquellos que están fabricados de forma integral, estos parecen un cubículo, pues poseen todos los espacios de almacenamiento y de bases para poder colocar todos nuestros insumos.
Así que si piensas montar una oficina, deberías incluir estos al momento de pedir un presupuesto.
Hoy en día, estamos asentados en la era digital y la electrónica, por eso, una vez tengas tu escritorio y tu respectiva silla, vamos a necesitar una computadora.
Actualmente, los trabajos de oficinas requieren de estos aparatos, son indispensables, estos son programados bajos las políticas de la empresa, a fin de que cumplan con las funciones impuestas al trabajador.
No te decimos tampoco que vas a privar a tu trabajador de algunas cosas a las que él quiera acceder desde estos aparatos, si se es solo un poquito flexible, entonces estimularás la buena disposición del trabajador para hacer bien su labor.
Tampoco te vamos a decir que compres la computadora más intergaláctica del mercado, recuerda es una oficina, solo necesitas que esta satisfaga lo que necesitas de ella.
Existen distintas marcas: Dell, HP, LG, SAMSUNG, COMPAQ, APPLE, además de los sistemas operativos Microsoft, iOS y Linux, todo dependerá de lo que tú quieras para equipar tu oficina.
También necesitarás sus complementos, un scanner o una impresora, aunque también tienes la opción de comprar una multifuncional.
Estas cumplen con esta y otras funciones en una sola máquina, es lo más moderno para poder tener en físico lo que escribes de manera electrónica.
Estas serían apropiadas si tuvieses una oficina propia e incluso si tienes tu propia oficina en tu casa.
Lo que normalmente encontraríamos en una oficina común es una multifuncional inmensa.
Con ellas imprimimos, escaneamos, realizamos fotocopias, hasta tienen su propio número de fax, estas se conectan alámbrica o inalámbricamente a una cierta cantidad de computadoras, de modo que quienes laboran podrán realizar sus trabajos, dirigirse a la máquina y retirar lo procesado.
Si tienes muchos equipos, deberías considerar la idea de tener una cierta cantidad de estos aparatos, son máquinas, se sobrecalienta, se atascan, necesitan soporte técnico y tienen un tiempo de duración que dependerá de cómo la traten.
Puedes adquirirlas en marcas como: HP, EPSON, SAMSUNG, LG, Cannon, entre otras, vienen en distintos modelos y dependencias, desde tintas, a laser y toner, todo dependerá de tu selección.
Ahora estas impresoras necesitan sus cartuchos de tinta para que puedan funcionar por completo.
Antes se usaban mucho de tinta por cartucho liquido, aún la siguen usando y les instalan un sistema de tinta continua, de manera que no habrá posibilidad de se acabe este material y además ayuda a que los cartuchos se mantengan húmedos por dentro y así seguir funcionando durante su tiempo de vida útil.
Durante la década del 2000 se usó mucho la impresora con función de láser, estos hacían que la tinta se imprimiera en la hoja bond y daba el efecto de acabado glas en el aérea de la tinta, parecía que tocabas una foto o papel de revista, eran muy eficientes, pero eran costosos mantenerlos.
Actualmente existe el tóner, en él se encuentra la tinta ya pulverizada, por lo que solo tienes que recargar el cartucho cuando este se acabe y colocarlo nuevamente en la impresora para poder seguir trabajando.
Por supuesto, estos cartuchos tienen su tiempo de vida útil, por lo que llegará siempre el momento de que los tienes que reemplazar, aún así, sigue siendo la mejor opción para tener en una oficina.
Esta es una de las cosas que jamás debe faltar en una oficina.
¿Qué clase de oficina tienes realmente si no cuentas con este material tan importante?- Esto es lo primordial, sino el trabajo nunca será oficial y mucho de los trabajos de oficina deben estar plasmados en papel porque estos llevarán un sello de aprobación por parte del patrón.
Existen un sinfín de marcas, asegúrate siempre de comprar las de mejor calidad, debes tener de todos los tamaños: carta, doble-carta, oficio, doble-oficio ¿Por qué?- Requerimientos cruciales, no todos los archivos se escriben o imprimen en un solo tamaño de papel.
También debemos tener siempre a la mano lápiz, sacapuntas, goma de borrar, reglas, engrapadoras, grapas, carpetas de manila amarilla y marrón en todas sus presentaciones, porta papeles, pues con ellos llevamos el control de la programación laboral, sobres, carpetas de anillas, organizadores, pequeños blocks de notas, grandes, cuadernos, cubiertas, tarjetas multiusos y demás.
Para el área de cuentas, debemos suministrar libretas especiales de cuentas, los cerebritos de la organización deben plasmar en físico las cuentas que diariamente surgen del trabajo, estos pasan luego a los superiores para su evaluación por lo que todo debe estar debidamente en su lugar.
En una empresa, una oficina de contaduría es importante, sin ella, no existe un control de los recursos.
Otros artículos de oficina necesarios son los portafolios, allí se archiva todo el trabajo en físico necesario, siempre es bueno tener algo tangible bien archivado.
Las computadoras pueden guardar archivo también, nadie dice que no, pero llega el momento en que la memoria se debe limpiar y hay trabajos importantes que no se respaldan o se eliminan automáticamente, por eso, siempre se debe cuidar uno las espaldas con lo que haces o archivas de tu oficina.
Las oficinas normalmente tienen televisores, esto se debe a que en las pantallas aparece mucha información que puede ser provechosa en una oficina.
No vas a tener un televisor para que tus trabajadores sintonicen los deportes, el mundo de la economía y la industria también se refleja en la pantalla y esto es de provecho en los empleados porque así se actualizan de lo que acontece.
También necesitarás papeleras y rasga papeles. Estos convierten el material no deseado en desperdicios y puedes tirar estos y todo tipo de basura a la papelera, el personal de mantenimiento se encargará del resto.
Otra cosa que debe tener una oficina, un proyector. Las empresas realizan juntas y reuniones periódicamente para conocer de la situación y de la fluidez del mismo, también es una fuente de ideas para aportar y cambiar estrategias.
También se usan para las presentaciones de los trabajadores, ahí entra el proyector en función de qué otra manera puede mostrar algo a tus superiores.
Estos vienen en distintas marcas y variedades de modelos, aunque EPSON se lleva la vanguardia de la imagen, así que te recomendamos siempre esta marca.
Si deseas conocer más productos que te sirvan para hacer presentaciones en la oficina, te invitamos a que veas el siguiente artículo:
Otra cosa importante son los productos de limpieza y aseo, no pretenderás que tus oficinas estén sucias y polvorientas por el paso del tiempo y del uso.
Siempre dispón tu depósito sanitario de limpiadores, cloros, desinfectantes, así como de escobas, trapeadores, secadoras y pulidoras para una oficina siempre limpia, fresca y con un agradable aroma a limón.
Ahora que sabes todo lo que necesitas, hace falta la pieza fundamental de toda oficina para que las cosas funciones, el talento humano, sin ellos, jamás habrá producción.
En este punto, necesitas personal altamente calificado para llevar a cabo las tareas que designes.
De todo lo que hemos mencionado aquí, sobre todo lo que debe tener una oficina, necesitarás distintos tipos de trabajadores.
Desde personal obrero como el departamento de mantenimiento, quienes no son solo el servicio de limpieza, también abarca al equipo técnico que hace que todo el material maquinario funcione.
Luego está el personal administrativo, desde secretarias hasta oficinistas en todos sus grados de instrucción, contadores, redactores, especialistas, no importa cuántos, pero necesitas ocupar las vacantes que tengas disponibles y engranarlos en un solo equipo.
En base a todo lo que te hemos descrito aquí, puedes adquirir los muebles, los equipos técnicos, los artículos de papelería, de limpieza y demás en tiendas comunes.
Aunque lo mejor sería tener los contactos de las fábricas y distribuidoras a quienes comprarles lo que necesitas al por mayor, así, podrás elaborar un plan de presupuesto, sobre lo que puedes adquirir con el capital que lleves en tus bolsillos.
En una oficina, el objetivo es trabajar, producir y alcanzar las metas que los líderes empresariales propongan, eso no significa que no puedas proponerte tus metas personales.
La empresa debe garantizar el inventario del material de oficina que se use, pero también de nosotros cuidar de los mismos, existe un dicho “Lo que nada nos cuesta, hagámoslo fiesta”, pero somos profesionales, debemos tomar conciencia y hacer buen uso de lo que nos suministran, de esta manera, junto con el orden en nuestra oficina, haremos un excelente espacio laborable para todas y todos.
Ahora, tú, que quieres iniciar tu propia oficina sea en un espacio empresarial o en tu hogar, no esperes a que las cosas caigan del cielo, sal, adquiere tus bienes y ya estaremos listos para empezar.
Desde la mañana hasta la hora pico, trabajando con nuestros insumos y teniendo siempre en las manos un trabajo de calidad y con los mejores resultados, impresiona a tu jefe, gánate tu ascenso y si eres independiente, disfruta tu crecimiento y no permitas que un solo material te falte.
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